Conseil Microsoft 365 pour petites structures de services · Nantes, Angers, La Roche-sur-Yon
Votre logiciel métier tient vos dossiers. Econoria organise tout ce qu'il ne tient pas, dans le Microsoft 365 que vous payez déjà.
Le devis en cours, l'échange avec un partenaire, la pièce reçue par mail, ce qu'un collaborateur sait et qu'il emportera en partant : tout cela vit à côté de votre logiciel, dans des boîtes mail et des dossiers personnels. Je l'organise dans les outils que vous avez déjà, sans nouvel abonnement. Et à la fin, je vous rends les clés.
Formulaire de 5 minutes · visio de 45 minutes · avis écrit sous 48 h · sans engagement
Le constat
Ce qui échappe à votre logiciel métier ne devrait pas dépendre de la mémoire d'une personne.
Votre logiciel fait bien son travail : il tient le flux principal, structuré, finalisé. Tout le reste s'organise comme on peut, au fil des réflexes de chacun. Ça fonctionne, mais ça tient sur des personnes plutôt que sur une organisation.
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Le travail en cours.
Devis, brouillons, versions de travail, arbitrages avant décision : rien de tout cela n'entre dans le logiciel. Chacun le range où il peut, et la bonne version se cherche.
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Les échanges avec les tiers.
Partenaires, prestataires, administrations : chaque échange vit dans la boîte mail de celui qui l'a reçu. Pour reconstituer un dossier, il faut interroger trois boîtes.
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Les pièces reçues au fil de l'eau.
Une attestation arrive en pièce jointe, personne ne la classe. Des mois plus tard, le jour où on vous la demande, elle est introuvable.
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Ce que sait une seule personne.
Où se trouve l'information, où en est un dossier, qui a dit quoi : tout converge vers la même personne. Le jour où elle s'absente, ou le jour où elle part, ça se voit.
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Des licences déjà payées.
Vos licences Microsoft 365 incluent de quoi organiser vos espaces, fiabiliser vos documents et automatiser vos relances. Dans la plupart des structures, elles servent à la messagerie et à un peu de stockage.
Le problème n'est pas un manque d'outil. C'est que rien n'a été prévu pour tout ce qui n'entre pas dans votre logiciel.
Et ça finit par se voir à l'extérieur : une réponse qui tarde, une pièce redemandée, un dossier qui avance moins vite que promis. Organiser ce qui échappe au logiciel, ce n'est pas ranger pour ranger : c'est protéger la qualité du service que vous rendez.
Le mot du fondateur
Alain Pinçon — Fondateur, Econoria
Une conviction née du terrain : la performance d'une équipe dépend aussi de la qualité de son système d'information.
Econoria est née d'une idée simple : les TPE, agences, associations et petites équipes méritent des systèmes de travail fiables, sobres et évolutifs, sans complexité inutile ni promesse technologique hors sol.
Je travaille seul, et je ne construis qu'un système à la fois. C'est une limite, et c'est ce qui fait que vous parlez à la personne qui fera le travail, du premier avis jusqu'à la passation des clés.
Basé à Nantes, je me déplace à Nantes, Angers et La Roche-sur-Yon pour la journée de diagnostic : on comprend beaucoup mieux une organisation en la voyant fonctionner. Le reste du travail se fait à distance, sur votre environnement Microsoft 365. Ailleurs, tout peut se faire en visio.
Cnam · IAE · SharePoint depuis 2009 · Microsoft 365 & IA
Cas client · StudyNest
Un socle simple d'abord, enrichi ensuite. Pas une usine à gaz d'un coup.
D'un suivi dispersé à un système qui tient la montée en charge
StudyNest accompagne des étudiants en mobilité internationale. L'enjeu : suivre de nombreux dossiers, documents et démarches dans un espace commun, sans multiplier les outils ni ajouter de complexité.
Avant — dispersé
Une organisation dispersée
Des échanges répartis entre messagerie instantanée, mails et notes personnelles.
Des documents de suivi sans structure documentaire commune.
Des pièces justificatives difficiles à retrouver rapidement.
Une vision d'ensemble reposant surtout sur la dirigeante.
Des licences Microsoft 365 encore peu exploitées.
Après — structuré
Un système partagé, monté par étapes
Un espace de travail unique, organisé autour de quelques listes et dossiers partagés.
Une règle simple, une seule source pour chaque information clé, qui met fin aux versions qui se baladent.
Des automatisations à l'entrée des dossiers : la fiche se crée dès réception du formulaire, les premiers messages et relances sont cadencés.
Un tableau de bord qui se met à jour tout seul, sans ressaisie.
Une première aide de l'IA pour préparer les comptes-rendus : en appui, jamais aux commandes.
Ce modèle repose sur une idée simple : utiliser Microsoft 365 comme colonne vertébrale, avec trois espaces structurants pour suivre les dossiers, les actions et les preuves.
Pilotage
Vision globale des dossiers, statuts, priorités et points de blocage.
Actions
Tâches assignées, démarches suivies, responsabilités clarifiées.
Preuves
Documents et justificatifs classés, sécurisés et retrouvables.
Résultats observés
Moins d'administratif, plus de fond. Le traitement des nouveaux dossiers étant en grande partie automatisé, l'équipe consacre ce temps à préparer les rendez-vous.
Un flux plus lissé. En cadençant l'envoi des premiers messages et la prise de rendez-vous, les pics d'activité sont amortis plutôt que subis.
Beaucoup moins d'échanges « à chaud ». Avec une information à jour et partagée, les allers-retours spontanés par mail ou messagerie ont fortement diminué.
Une donnée qui commence à servir ailleurs. Les informations collectées alimentent les premières analyses côté communication.
Une montée en activité absorbée — que l'ancien fonctionnement aurait eu du mal à tenir.
Le système est aujourd'hui en cours d'enrichissement, dans une deuxième version tirée des premiers retours d'usage.
Avant l'intervention d'Econoria, le suivi de nos étudiants à l'international dépendait entièrement de ma propre disponibilité pour centraliser les données. L'implémentation de notre intranet SharePoint et des automatisations métiers a libéré ma charge mentale et soudé l'équipe : chaque collaborateur est autonome, et l'information est accessible en un clic.
Prisca Marie-Joseph — Dirigeante de StudyNest
Les offres
Quatre résultats possibles. Vous entrez par celui qui vous gêne le plus.
Vous pouvez venir pour ranger, pour automatiser ou pour l'IA. Le diagnostic vérifie ce qui rendra votre demande tenable, puis la mission se construit autour. Chaque offre a un contenu toujours inclus, et un niveau d'ambition fixé selon votre contexte.
Organiser ses espaces
Un seul endroit pour tout retrouver.
Chaque activité a son espace, les droits d'accès sont en ordre, et un nouvel arrivant trouve ses repères dès le premier jour.
Toujours inclus : un espace partagé structuré, des droits d'accès remis en ordre, les doublons et espaces abandonnés retirés, un guide « où ranger quoi ».
À partir de 4 500 € HT
Fiabiliser ses documents
Une seule version qui fait foi.
Les documents sont nommés de la même façon, le bon modèle est à portée de main, et chacun sait quelle version compte.
Toujours inclus : une règle de nommage, la liste de vos documents obligatoires avec leur emplacement de référence, l'inventaire des documents à risque.
À partir de 4 500 € HT
Automatiser et piloter son activité
Sortir du pilotage au doigt mouillé.
Les relances et les suivis se déclenchent seuls, un collaborateur valide aux étapes clés, et un tableau de bord montre l'activité sans ressaisie.
Toujours inclus : jusqu'à trois processus décrits et automatisés, un tableau de bord qui se met à jour seul, et une alerte dès qu'un flux échoue ou ne tourne pas. Aucune panne silencieuse.
À partir de 5 900 € HT
Mettre l'IA au service du collectif
Quand l'IA passe à l'action.
Une IA intégrée à vos processus. Par exemple : chaque pièce jointe reçue est lue, renommée et rangée au bon endroit, et les anomalies vous sont signalées.
Principe : la règle d'abord, l'IA ensuite. Ce qui peut s'écrire comme une règle n'est pas confié à l'IA.
En extension d'une mission, dès 1 500 € HT, licences en sus. Mission dédiée sur étude.
La combinaison la plus fréquente : organiser ses espaces et fiabiliser ses documents, à partir de 6 500 € HT.
Tous les prix comprennent le diagnostic et la passation des clés. Sans nouvel outil : une licence complémentaire seulement si un cas précis l'exige, annoncée et chiffrée avant tout engagement. Et si votre besoin sort de Microsoft 365, je vous le dis, et je vous oriente.
Prix hors taxes. TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Les trois premières offres valent par elles-mêmes, sans aucune IA. Beaucoup de structures s'arrêtent là, et c'est un résultat complet.
Comment ça se passe
Un parcours en cinq étapes. Vous pouvez vous arrêter après chacune des deux premières.
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Premier avis
GratuitVous décrivez votre contexte dans un formulaire de 5 minutes, puis nous échangeons 45 minutes en visio Teams. Si vous le souhaitez, vous me montrez à l'écran votre Teams et votre SharePoint. Sous 48 heures, vous recevez un avis écrit d'une page : y a-t-il matière à agir, et par quoi commencer. Parfois, la réponse honnête est « pas maintenant », ou « pas moi ».
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Diagnostic
1 490 € HTUne journée chez vous, ou en visio : j'observe le travail réel et je m'entretiens avec trois ou quatre personnes clés, puis je lis votre environnement Microsoft 365 avec un accès en lecture seule. Vous recevez où ça tient aujourd'hui, vos trois priorités, l'organisation cible sur la première, une feuille de route et une proposition ferme de mission.
Le diagnostic est la première étape de la mission. Si vous poursuivez, il n'est pas facturé en plus. Si vous vous arrêtez là, vous ne payez que lui, et vous gardez votre feuille de route.
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Mission
Le résultat promis, construit dans vos outils, au rythme fixé dans la proposition.
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Passation des clés
IncluseUn geste, une vidéo, une vérification : pour chaque geste que votre référent doit maîtriser, une vidéo courte et une fiche. La mission se clôt quand il les a refaits lui-même. Vous gardez les accès et la propriété de tout ce qui a été construit. Trois mois plus tard, une rencontre offerte pour vérifier que tout tient.
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Filet de sécurité
En optionPour une durée définie, un nombre d'interventions garanti et un délai de réponse annoncé.
Pendant la mission, j'utilise un compte dédié, limité aux droits nécessaires et retiré à la fin. Un contrat encadrant vos données personnelles est annexé à la lettre de mission.
Ce désordre a un coût, même s'il n'apparaît sur aucune facture : du temps perdu à chercher, des échéances qui ne tiennent qu'à la mémoire d'une personne, des licences payées et inutilisées. Le premier avis sert à le mettre en clair, avec vos chiffres. L'objectif n'est pas de vendre une solution surdimensionnée, mais d'identifier le bon niveau d'intervention au bon moment.
Questions fréquentes
Avant de demander votre premier avis
Nous avons déjà un logiciel métier. En quoi pouvez-vous nous être utile ?
Votre logiciel tient le flux principal : dossiers, clients, facturation. Il le fait bien, et je n'y touche pas. Je m'occupe de ce qui vit à côté de lui : le travail en cours, les échanges avec vos partenaires, les pièces reçues par mail, les procédures internes, ce que sait chaque collaborateur. C'est souvent là que se perd le temps, et rarement là où l'on regarde.
Faut-il déjà utiliser SharePoint pour travailler avec Econoria ?
Non. L'accompagnement peut partir d'un environnement très simple : Outlook, OneDrive, Teams ou même des pratiques encore dispersées. L'objectif est justement de clarifier ce qui existe et de structurer progressivement.
Je n'ai déjà pas le temps. Est-ce que ça va être un projet de plus à gérer ?
C'est l'inverse que l'on vise : alléger la charge, pas en ajouter une. Le premier avis vous demande un formulaire de 5 minutes et une visio de 45. Le diagnostic, si vous le décidez, tient en une journée : quelques heures d'observation et trois ou quatre entretiens avec les personnes clés, opérationnels compris, parce que ce sont celles qui font qui savent comment les choses se passent. L'analyse de votre environnement Microsoft 365 se fait ensuite de mon côté. Pendant la mission, la sollicitation reste ciblée, et vous savez à l'avance quand elle a lieu.
Est-ce une prestation informatique ou organisationnelle ?
Les deux sont liées. Je pars des usages, des processus, des irritants et des responsabilités, puis je configure Microsoft 365 pour soutenir une organisation plus fiable. Je ne touche ni à votre infrastructure ni au support de vos postes : si vous avez un prestataire informatique, il reste votre interlocuteur pour cela.
Intervenez-vous sur place ou à distance ?
Les deux. Je me déplace à Nantes, Angers et La Roche-sur-Yon pour la journée de diagnostic. Le reste du travail (analyse, configuration, mise en place) se fait à distance, sur votre environnement Microsoft 365, ce qui limite les déplacements et le temps que ça vous coûte. Ailleurs, un parcours entièrement en visio reste possible.
L'IA est-elle obligatoire dans la démarche ?
Non, et l'essentiel de la valeur se joue sans elle. Organiser vos espaces, fiabiliser vos documents et automatiser vos relances règle des irritants quotidiens qui n'ont rien à voir avec l'IA : beaucoup de structures s'arrêtent là, et c'est un résultat complet. Si l'IA vous intéresse, elle travaille sur des documents fiables, parce qu'une IA qui lit des documents dispersés répond faux. Et ce qui peut s'écrire comme une règle simple ne lui est pas confié.
Que se passe-t-il après le formulaire ?
Vous recevez un lien pour choisir un créneau en visio Teams. Sous 48 heures après la visio, vous recevez un avis écrit d'une page. S'il y a matière à aller plus loin, il est accompagné du devis du diagnostic et d'une fourchette indicative de la mission.
Quel budget prévoir pour un accompagnement Econoria ?
Le premier avis est gratuit. Le diagnostic coûte 1 490 € HT. Les missions commencent à 4 500 € HT pour organiser vos espaces ou fiabiliser vos documents, à 6 500 € HT pour les deux, et à 5 900 € HT pour automatiser et piloter votre activité, diagnostic et passation des clés compris. Le montant exact dépend de ce que le diagnostic établit. Toute licence complémentaire est annoncée et chiffrée avant engagement.
Et si le diagnostic ne débouche sur aucune mission ?
Vous ne payez que lui, et vous gardez votre feuille de route, à mettre en œuvre à votre rythme, y compris par vos propres moyens. Il arrive qu'un diagnostic conclue qu'aucune mission n'est nécessaire dans l'immédiat : c'est une réponse honnête, pas un échec. Si vous poursuivez dans les 60 jours suivant la restitution, le diagnostic est la première étape de la mission et n'est pas facturé en plus.
Et après la mission, si quelque chose ne fonctionne plus ?
Personne ne peut promettre qu'un flux ne tombera jamais en panne. Ce que je m'engage à livrer, c'est qu'aucune panne ne sera silencieuse : chaque flux alerte votre référent s'il échoue ou s'il ne tourne pas, et une fiche lui dit quoi faire. Trois mois après la clôture, nous vérifions ensemble que tout tient. Si vous voulez un recours garanti, le filet de sécurité vous assure un nombre défini d'interventions sur une durée définie.
Premier avis
Un formulaire de 5 minutes.
Une visio de 45 minutes.
Un avis écrit sous 48 heures.
Pas un tunnel commercial : un premier avis utile. Ce que j'ai compris de votre situation, par quoi commencer, ou pourquoi ce n'est pas le moment.
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